Suostumus valokuvien käyttämiseen

Meillä on henkilöstön valokuvia palvelimen kansioissa, joihin koko henkilöstöllä on luku- ja muokkausoikeus. Kuvat ovat lähinnä henkilöstötapahtumissa otettuja. Niitä on niin paljon, että ei mitenkään pystytä selvittelemään kuka/ketkä esiintyvät missäkin kuvissa vuosien varrella. Tuleeko nämä kuvat nyt poistaa? Yrityksellä ei ole mitään perustetta tai tarvetta säilyttää niitä. Vai voimmeko pitää kuvat entisessä paikassaan jotta hlöstö voi jakaa siellä kuvia jatkossakin, kuten ovat halunneet. Pitääkö pyytää suostumus jokaiselta työntekijältä siltä varalta, että sattuu esiintymään jossakin näistä kuvista? Meillä on satoja työntekijöitä.

Tosiaan kaikki kuvat joista henkilö on selkeästi tunnistettavissa ovat häneen liitettäviä henkilötietoja. Eli kuva intranetissä muodostavat eittämättä henkilörekisterin, jonka käsittelylle rekisterinpitäjällä (yritys) on oltava Tietosuoja Asetuksen mukainen peruste.

Toisaalta, jo nyky lainsäädännön puitteissa Tietosuojavaltuutettu on ottanut valokuvien suhteen kantaa (http://www.tietosuoja.fi/fi/index/ratkaisut/tietosuojavaltuutetunratkaisut/tyontekijanvalokuvaorganisaationsisaisessaintranet-puhelinluettelossajainternetissa.html) että virallisissa yhteyksissä yrityksellä voi olla asiallinen peruste käsitellä työntekijän kuvia jos työnantajan palveluksessa olevan henkilön velvollisuuksiin kuuluu olla esimerkiksi tunnistettavissa tai saavutettavissa tiedottamisen yhteydessä ilmenevien ammattinimike- ja työyhteystietojen sekä kuvan perusteelle. Väittäisin että tuo voisi pysy kantana myös Tietosuoja Asetuksen alla. Mittavaa, ilman varsinaista syytä, pidettävää rekisteriä tuo ei tietenkään kata.

Tietosuojavaltuutettu myös totesi samassa kannanotossa että “työnantaja saa käsitellä vain välittömästi työntekijän työsuhteen kannalta tarpeellisia henkilötietoja, jotka liittyvät työsuhteen osapuolten oikeuksien ja velvollisuuksien hoitamiseen tai työnantajan työntekijöille tarjoamiin etuuksiin taikka johtuvat työtehtävien erityisluonteesta. Tästä ei voida poiketa edes työntekijän suostumuksella.” Aika drakoninen kannanotto juurikin noiden sisäisten, suostumuksella jaettavien valokuva juttujen kannalta, mutta se ei välttämättä ollut valtuutetulla mielessä.

Loppupeleissä väittäisin että jos asiaa lähdettäisiin puimaan käräjillä, voisi työntekijöiden nimenomaista suostumusta kuvien käsittelyyn (oikein kerätty ja eritelty https://fakta.tietosuojamalli.fi/gdpr-asetus/7-suostumuksen-edellytykset) pitää aika vahvana oikeutuksena. Eli ikävä kyllä pitää varmaan lähteä urakalla kuvia tutkimaan ja kaikilta
kuvissa näkyvistä henkilöstöltä keräämään suostumusta.

Linkki Tietosuojavaltuutetun ratkaisuihin ei enää toimi, enkä onnistunut löytämään ko. sivua sanahaulla Tietosuojavaltuutetun sivulta. Onko mahdollisesti tietoa, miten tuohon ratkaisuun pääsee käsiksi?

Tässä on suora toimiva linkki: https://finlex.fi/fi/viranomaiset/tsv/2001/20010094